Faktura to dokument potwierdzający dokonanie transakcji, który zawiera dane wymagane przez ustawę. Jeżeli więc korzystamy z oprogramowania do wystawiania faktur, zwróćmy uwagę na to, by było spójne z aktualnym stanem prawnym. O czym jeszcze musimy pamiętać, wybierając dobry program do faktur?

Niezawodny i wygodny

Księgowe zapytane o zalety profesjonalnego programu do faktur najczęściej wymieniają intuicyjną obsługę oraz wygodę korzystania z oprogramowania. Te atuty są zresztą uniwersalne dla każdego typu oprogramowania, które powstaje po to, by ułatwić i przyspieszyć ludzką pracę. Dobry program do fakturowania musi więc wyróżniać się intuicyjnym interfejsem, który umożliwi szybkie zlokalizowanie najważniejszych pól oraz ikonek. Zakres obowiązków księgowej jest zwykle na tyle duży, że nie chce ona tracić czasu na żmudne poszukiwanie przycisku niezbędnego do wystawienia dokumentu lub – co gorsza – czytanie instrukcji obsługi programu. Najważniejsza jest więc jego użyteczność, która powinna iść w parze z niezawodnością mechanizmów odpowiadających za prawidłowe działanie. Program, który się zawiesza lub niespodziewanie resetuje dane wymaga bowiem podwójnej pracy, na której wykonanie księgowa nie ma zwykle ani czasu, ani ochoty.

Przydatne funkcjonalności

W pierwszej kolejności zwróćmy uwagę na to, czy program do faktur umożliwia generowanie plików JPK oraz JPK_VAT, których wystawianie stanowi już obowiązek nie tylko dużych, ale również średnich i małych przedsiębiorstw. Brak takiej funkcji całkowicie dyskwalifikuje oprogramowanie, ponieważ oznacza, że nie jest ono zgodne z aktualnym stanem prawnym. Wybierając program do faktur, warto przeanalizować także inne funkcjonalności, których wykorzystanie może ułatwić księgowej codzienną pracę. Standardem jest już ustalanie grup kontrahentów i towarów oraz możliwość wystawiania faktur dwuwalutowych, zaliczkowych, a także rachunków i paragonów. Przydatną opcją będzie również drukowanie kopert, przeliczanie kwot netto na brutto oraz funkcja wysłania pocztą elektroniczną faktury bezpośrednio z programu. Zwróćmy też uwagę na to, czy program archiwizuje dane oraz automatycznie weryfikuje poprawność wpisywanych numerów NIP i PESEL. Ta funkcjonalność pomoże uniknąć wielu pomyłek związanych z wystawieniem faktury na błędne dane.

Oferta twórców programów do fakturowania jest bardzo szeroka, lecz warto zadać sobie trochę trudu, by wybrać najlepszy produkt. Powinien on być zgodny z aktualnym stanem prawnym, wyróżniać się intuicyjnym interfejsem i niezawodnym mechanizmem działania oraz zawierać szereg przydatnych funkcjonalności, które zminimalizują ryzyko wystawienia przez księgową dokumentu zawierającego błędne dane.