Zarządzanie nawet najmniejszym przedsiębiorstwem wymaga koordynacji wielu istotnych zadań. Jednym z nich jest nadzór nad stanem magazynu firmy. Jak poradzić sobie z samodzielną kontrolą nad magazynem? Czy warto korzystać z nowoczesnych programów handlowo-magazynowych?

Rola magazynu w firmie

Rola magazynu w firmie bywa często pomijana. Nie będzie jednak przesadą stwierdzenie, że w przypadku sieci sklepów lub przedsiębiorstw zorientowanych na szeroką sprzedaż, nadzór nad magazynem jest niezwykle istotny. Magazyn uznaje się za samodzielną jednostkę gospodarczą, realizującą przede wszystkim zadanie przechowywania towarów. Magazynowanie wiąże się jednak z dodatkowymi czynnościami (przyjmowanie i wydawanie towarów, rozdzielanie i zestawianie serii produktów itp.) a każda z nich musi być szczegółowo udokumentowana. Magazyn odgrywa niezwykle istotną rolę w logistyce firmy. Wszelkie ubytki bądź nieprawidłowości w dokumentacji magazynowej mogą poskutkować poważnymi problemami finansowymi przedsiębiorstwa.

 

Prowadzenie magazynu – funkcje i obowiązki

Prawidłowe prowadzenie magazynu ma kluczowe znaczenie m.in. dla utrzymania płynności procesu dystrybucji sprzedawanych produktów. Na podstawie danych, uzyskanych z programu handlowo-magazynowego, możemy uzyskać klarowny obraz m.in. wielkości podaży i popytu na dany towar. W przypadku dużych przedsiębiorstw, raporty magazynowe mogą wskazywać też na elementy, wymagające usprawnienia np.: szybkość transportu, lepszą koordynację logistyczną, ilość zalegających produktów.

Magazynowanie wiąże się także z istotnymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Każde przyjęcie i wydanie towaru na magazyn musi być potwierdzone na dowodzie zakupu. Każda dostawa towarów wymaga udokumentowania fakturą. Dowodami księgowymi w prowadzeniu gospodarki magazynowej są następujące dokumenty:

  • PZ – przyjęcie towaru z zewnątrz,
  • PW – przyjęcie wewnętrzne towaru,
  • WZ – wydanie towaru na zewnątrz,
  • WP – wydanie na produkcję,
  • MM – przesunięcie międzymagazynowe,
  • RW – rozchód do wewnątrz,
  • ZW – zwrot wewnętrzny.

Każdy z wyżej wymienionych dokumentów może być wypisywany przez magazyniera ręcznie lub za pomocą specjalistycznego oprogramowania handlowo-magazynowego.

 

Program handlowo-magazynowy – niezbędna pomoc?

Obecnie większość przedsiębiorców korzysta z nowoczesnego oprogramowania finansowego. Ważnym elementem systemu do księgowania jest program handlowo-magazynowy. Stosowanie programu pomoże w ujednoliceniu i usystematyzowaniu wszystkich dokumentów. Ważną funkcją programu jest też błyskawiczne wyszukiwanie i dostęp do faktur oraz innych dowodów księgowych. Korzystanie z tego typu programów może ograniczyć do minimum ilość ewentualnych błędów w rozliczeniach, a z co za tym idzie – ilość potencjalnych strat.

Pamiętajmy też o tym, by wybierać program responsywny, łatwy w obsłudze i kompatybilny z oprogramowaniem finansowo-księgowym, używanym w naszej firmie. Dobre oprogramowanie magazynowe to pomoc niezbędna zarówno w małym, jak i dużym przedsiębiorstwie.