Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością tworzenia wielu dokumentów, a także przyjmowania tych, które dostarczają choćby kontrahenci. Plany sprzedażowe, faktury, raporty finansowe, a także dokumenty zawierające dane osobowe (na przykład CV i listy motywacyjne). Dane osobowe objęte są ochroną prawną. Jak musi przebiegać niszczenie dokumentów tego typu?

Przepis wewnętrzne dotyczące niszczenia dokumentów

W każdej firmie powinno się opracować dokument dotyczący archiwizowania i niszczenia dokumentów, zwłaszcza takich, które zawierają dane osobowe. Najczęściej praktykuje się cedowanie tego obowiązku na jednego z pracowników, który przewodzi zespołowi do spraw archiwizacji i niszczenie dokumentów. Musi on cechować się bardzo dobrą znajomością przepisów prawa dotyczących tej kwestii. Na tej osobie spoczywa duża odpowiedzialność, gdyż niewłaściwe i niezgodne z prawem przechowywanie tego typu dokumentów jest zagrożone karą. Musi także przeprowadzić stosowne szkolenia, gdyż wszyscy pracownicy muszą znać i stosować przepisu ustawy o ochronie danych osobowych. Bezwzględnie zakazane jest oglądanie dokumentów aplikacyjnych przez osoby postronne.

 

Jak się przechowuje i niszczy dokumenty zawierające dane osobowe?

Osoby aplikujące do pracy w danej firmie muszę przedstawić list motywacyjny i cv, które, co naturalne, zawierają podlegające ochronie dane osobowe. Zdawać by się mogło, że za dane tego typu przyjmuje się imię i nazwisko, numer PESEL czy NIP i adres zamieszkania. W rzeczywistości zakres tego pojęcia jest znacznie szerszy. Mówi się o informacjach osobowych, czyli wszystkich danych, które mogą pomóc w ustaleniu tożsamości danej osoby. W niektórych przypadkach wystarczy bowiem jedna informacja, aby określić tożsamość osoby, w innych potrzeba kilku informacji, aby zidentyfikować daną osobę. Dokładne niszczenie dokumentów tego typu jest niezwykle istotne. Jeśli nie zamierzamy zatrudnić kandydata, a w przyszłości nie planujemy naboru na podobne stanowisko, ustawa zobowiązuje nas do tego, by zniszczyć dokumenty. Należy określić, czy będą one utylizowane w siedzibie firmy, czy też zlecimy to zewnętrznej firmie. Jeśli wybierzemy to drugie rozwiązanie, musimy jasno zapisać, jak je przewieźć do miejsca docelowego. Transport musi odbywać się w bezpiecznych warunkach, a my możemy uczestniczyć w niszczeniu dokumentów, które dostarczyliśmy.

 

Jak niszczyć dokumenty elektroniczne?

Postęp cywilizacyjny sprawił, iż wiele dokumentów aplikacyjnych otrzymujemy w formie elektronicznej. Zapisują się one w pamięci urządzania i nawet jeśli je usuniemy, można je odzyskać. Dokumenty więc lepiej zapisywać na nośniku (na przykład na płycie), a po przeprowadzonej rekrutacji płytę można wrzucić do niszczarki. Kupując niszczarkę do firmy, wybierzmy taki sprzęt, który, w razie potrzeby, usunie wszystkie nośniki używane w firmie, a niszczenie dokumentów będzie skuteczne.

Kradzież tożsamości staje się coraz bardziej powszechnym przestępstwem. Jeśli nie chcemy nieświadomie przyczynić się do tego proceder, musimy ściśle przestrzegać przepisów.

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe jest bowiem naszym obowiązkiem.