Przechowywanie danych w firmie bardzo często jest traktowane po macoszemu. Informacje są zapisane na różnych – często nieodpowiednich – dyskach twardych, a po szafach chowane jest setki różnych dokumentów. Rzadko kiedy właściciele firm zastanawiają się, co stałoby się, gdyby ktoś uzyskał dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w firmie. Jak by je wykorzystał? I dlaczego to będzie oznaczać poważne kłopoty dla firmy?

Jak wygląda przechowywanie danych w przedsiębiorstwach?

W większości firm dane przechowuje się na dwa sposoby – cyfrowo i analogowo. Zazwyczaj informacje umieszczone w formie cyfrowej mają swój odpowiednik np. w postaci dokumentu lub innego potwierdzenia. Dwoista natura danych jest dla firmy dużym ułatwieniem, ale też ogromnym wyzwaniem związanych z ich właściwym zabezpieczeniem.

Informacje zapisane w formie analogowej najczęściej trzymane są w specjalnych segregatorach lub szafach, które magazynują tematycznie posegregowane dokumenty. Niestety bardzo często zdarza się, że dokumenty trzymane są w nieodpowiednim miejscu lub są one niewłaściwie zabezpieczone.

Dobrą praktyką jest wydzielenie osobnego pomieszczenia na dokumenty i archiwalia. W ten sposób, właściwej firmy ma pewność, że do dokumentów będą miały dostęp tylko upoważnione osoby. Dobrze jest także, aby szafki również były zamykane na klucz. W skrajnych przypadkach można też trzymać dokumenty w sejfie lub innym miejscu wymagającym wprowadzenia odpowiedniego szyfru.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów (źródłó: http://www.ekoakta.pl/)

Jak przechowywać dane cyfrowe?

Podobny problem pojawia się w przypadku informacji o charakterze cyfrowym. Tutaj sytuacja jest dla przedsiębiorców o tyle niekorzystna, że bardzo często dane porozrzucane są po różnych nośnikach i urządzeniach. Może się okazać wtedy, że istnieją kopie informacji w takich miejscach, o których przedsiębiorca nie miał pojęcia. Co zrobić w takim przypadku?

Właściwym sposobem zabezpieczenia danych może być np. korzystania z osobnego nośnika danych, którego jedyną funkcją jest przechowywanie informacji z komputerów należących do firm. Stosując przemyślaną politykę zarządzania danymi i standardy jakości wśród pracowników będzie możliwe ograniczenie potencjalnego wycieku informacji. Dysk taki powinien być odpowiednio zabezpieczony, wzmocniony oraz wykorzystywany tylko i wyłącznie do zapisywania oraz przechowywania danych.

Profesjonalne zabezpieczanie danych

Innym rozwiązaniem, na które mogą się zdecydować przedsiębiorcy jest skorzystanie z usług firmy wyspecjalizowanej w archiwizowaniu i zabezpieczaniu danych. Usługa tego rodzaju polega na przekazywaniu przygotowanych wcześniej nośników i dokumentów do archiwum firmy. Z reguły, są to wydzielone specjalne, silne zabezpieczone pomieszczenia lub serwery. Firma świadcząca tego typu usługi odbiera dane od przedsiębiorcy i przechowuje je „u siebie”. W ten sposób, właściciel firmy ma do nich dostęp tylko z jednego miejsca – w archiwum przedsiębiorstwa, któremu powierzył zabezpieczenie ważnych informacji. Uzyskanie dostępu do takich danych wymaga specjalnej procedury, więc osoba „z zewnątrz” nie może uzyskać zgody na ich odebranie bez wcześniejszej zgody właściciela.