Wytworzenie i przechowywanie dokumentów pracowniczych jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Nawet zatrudniający jednego pracownika musi prowadzić jego akta osobowe. Przepisy jasno określają, że błędy i braki w dokumentacji to wykroczenie, zagrożone karą grzywny. Pracodawca, nawet po ustaniu stosunku pracy, jest zobowiązany do archiwizacji dokumentów pracowniczych.

Papier musi być cierpliwy

Tworzenie akt osobowych to obowiązek, który służy ochronie interesów pracownika podczas trwania zatrudnienia oraz po jego zakończeniu. Mimo że żyjemy w erze powszechnej informatyzacji, to akta osobowe muszą być przechowywane w postaci papierowej. Tradycyjna teczka, niekoniecznie wiązana na bawełniane tasiemki, bo może być bardziej nowoczesnymi okładkami z gumką, pewnie nigdy nie wyjdzie z użycia. Gromadzone i archiwizowane dokumenty są podstawowym źródłem informacji o przebiegu zatrudnienia oraz zarobkach pracowników. Na podstawie akt osobowych przyznawane są świadczenia społeczne i obliczana jest wysokość rent i emerytur. Dokumentacja, zgodnie z nakazem ustawodawcy, powinna być przechowywana w sposób, który chroni ją przed uszkodzeniem i zniszczeniem, bo teczki osobowe muszą przetrwać 50 lat.

Archiwizacja dokumentów niearchiwalnych

Choć brzmi to paradoksalnie, akta osobowo-płacowe to tzw. dokumentacja niearchiwalna. Oznacza to, że po upływie pół wieku od momentu jej wytworzenia, może zostać wybrakowana (zniszczona). Natomiast przez pięćdziesiąt lat pracodawca musi dbać o akta pracownicze, a archiwizacja dokumentów w formie papierowej pociąga za sobą spore koszty administracyjne.

półka z dokumentami

Tak długo, jak zakład pracy istnieje, przechowywanie dokumentów jest łatwe. Problemy zaczynają się, gdy firma przestaje istnieć. Upadający zakład pracy, postawiony w stan likwidacji bądź zwyczajnie zamykany musi zadbać o dokumentację pracowniczą, przekazując ją do wyspecjalizowanej w archiwizacji dokumentów firmy bądź instytucji. Ma również obowiązek zabezpieczyć środki finansowe na ten cel. Gdy likwidowane przedsiębiorstwo jest w trudnej sytuacji ekonomicznej, może dokumenty przekazać do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Skorzystanie z takiej formy archiwizacji dokumentów jest jednak możliwe tylko na podstawie postanowienia sądu, który stwierdza brak środków finansowych.

Pracodawca przed przekazaniem akt osobowych, musi je uporządkować. Oznacza to, że dokumenty powinny być ponumerowane, opisane i ułożone w teczkach chronologicznie.

Firmy i przedsiębiorstwa, w większości, nie mogłyby funkcjonować bez pracowników, a to z kolei pociąga za sobą wiele obowiązków. Poprawna i rzetelna archiwizacja dokumentów pracowniczych jest najważniejszym z nich, bo zatrudniając pracownika, po części bierzemy odpowiedzialność za jego przyszłość.

Więcej o archiwizacji dokumentów znajdziesz pod adresem: http://www.rhenus-data.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow.html.